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Elektronische Signatur statt Schnur und Siegel ...

Notare verwahren Urkunden künftig digital

Notarielle Urkunden sollen künftig nicht mehr ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden. Fortan werden die Dokumente in einem Elektronischen Urkundenarchiv digital gespeichert. Das hat den Vorteil, dass Gerichte, Ämter und Banken Notarurkunden elektronisch verwenden können. Dies wird Verwaltungs- und Archivierungsprozesse enorm beschleunigen. Statt Schnur und Siegel erhalten die Dokumente eine elektronische Signatur, die sie rechts- und beweissicher macht. Das ist neu.

Nach einem im Juni 2017 verkündeten Gesetz sollen Notare ihre Urkunden zukünftig elektronisch aufbewahren. Dafür wird die Bundesnotarkammer Schritt für Schritt in den nächsten vier Jahren das Elektronische Urkundenarchiv einrichten. An diesem Ort werden die Notardokumente für 100 Jahre gespeichert. Damit diese dort abgelegt werden können, müssen Notare die Urkunden digitalisieren, qualifiziert elektronisch signieren und verschlüsseln. Eine Ausfertigung der Urkunde in Papierform können die Beteiligten aber auch weiterhin erhalten.

Papierakten ade
Die Digitalisierung ermöglicht, dass sämtliche Notarurkunden von Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen sofort elektronisch verwendet werden können. Statt zeit- und ressourcenaufwendigem Archivieren und Einscannen von Papierdokumenten können digitale Urkunden direkt in elektronischen Aktensystemen weiterverarbeitet werden. Das beschleunigt den Verarbeitungsprozess der Dokumente und entlastet die Justiz.

Keine Angst vor Datenmissbrauch
Die elektronische notarielle Urkunde hat die gleiche Beweiskraft wie das Papierdokument. Um das zu gewährleisten, unterliegt die Digitalisierung und Speicherung besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk, das höchstmöglichen Sicherheitsstandards entspricht, an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. So können sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt werden. Entschlüsselt werden können die Dokumente nur von dem Notar. Die elektronische Signatur bürgt für die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments.

Schnell, schlank und sicher
Um Verwaltungsprozesse noch effizienter zu gestalten, könnte das Elektronische Urkundenarchiv in Zukunft direkt mit den elektronischen Aktensystemen der Justiz verknüpft werden. Das würde vor allem beim Handelsregister und beim Grundbuchamt Zeit und Kosten sparen. Der Notar müsste die Urkunden dann gar nicht mehr an die Gerichte versenden, sondern könnte diese direkt über einen Link mit der Gerichtsakte verknüpfen. Gesellschaftsgründungen und Grundstücksgeschäfte könnten dann noch schneller abgewickelt werden.

Pressemitteilung der Bundesnotarkammer, 13. Juni 2017

Das Nachlassverfahren „goes digital“ ...

Zuverlässig und schnell: Über 18 Millionen Karteikarten bereits ins Zentrale Testamentsregister überführt

Leider kommt es immer wieder vor, dass Testamente gar nicht oder erst nach Jahren gefunden werden. Damit dies nicht passiert und der „letzte Wille“ im Erbfall sicher berücksichtigt wird, hat die Bundesnotarkammer das „Zentrale Testamentsregister“ eingerichtet. Ziel dieses Registers ist es, die Angaben zu allen Testamenten, Erbverträgen und sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden, die von einem Gericht oder Notar verwahrt werden, digital an einem Ort zu zentralisieren. Zuvor wurden diese Angaben in ganz Deutschland verteilt bei rund 4.700 Standesämtern und der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Berlin-Schöneberg auf Karteikarten gesammelt. Durch das Zentrale Testamentsregister konnten die Nachlassverfahren enorm beschleunigt werden.

Pressemitteilung der Bundesnotarkammer, 15. Februar 2017

Alternative Lösungen im Streitfall ...

Schlichten in Berlin

Gestritten wurde schon immer - vorzugsweise vor Gericht. Allerdings kann ein Urteil nicht immer den eigentlichen Konflikt hinter der Klage beilegen. Die gerichtliche Entscheidung macht die eine Partei zum Gewinner und die andere Seite zum Verlierer. Die Beziehung wird in der Regel zerstört, egal ob es sich um einen Konflikt zwischen Eheleuten, Geschäftspartnern oder mit Verbrauchern handelt. Zudem kostet das Verfahren vor Gericht Zeit, Nerven und Geld. Neben dem Gerichtsweg gibt es andere Möglichkeiten außergerichtlich zu schlichten: Mediation, Schlichtung und Schiedsverfahren führen zu einvernehmlichen, selbst bestimmten Lösungen. In den meisten Fällen führen diese Verfahren schneller und kostengünstiger zu einer Einigung als es bei Gericht möglich ist. In Berlin gibt es eine Vielzahl an Anbietern von Schlichtungsverfahren und täglich kommen neue hinzu. Das Berliner Bündnis außergerichtliche Konfliktbeilegung möchte diese öffentlichen und privaten Angebote bündeln und übersichtlich auf einen Blick darstellen.